Több, mint 17 évvel ezelőtt kezdtem el a pályafutásomat egy banknál, mint kis- és középvállalati tanácsadó. Hamar felfigyeltem egy általános, de annál súlyosabb problémára, főként a kisvállalkozásoknál. Az évek alatt egyre jobban megerősödött bennem az a felismerés, hogy nagyon sok vállalkozó nem ért a pénzügyekhez. A pénzügyi tervezés hiánya pedig számos buktatóhoz vezeti főként a kezdő vállalkozókat.
Ennek az írásomnak a célja, hogy felhívja a figyelmedet arra, miért fontos a pénzügyi tervezés és a pénzügyi műveltség. A cikket elsősorban a leendő és kezdő vállalkozók számára ajánlom, nekik adhat több újdonságot és felismerést.
A könyvelőm tudja a választ
Amikor alkalmazottként dolgoztam a bankban, naponta akár 20-30 vállalkozóval is beszéltem. Rengeteg segítséget és tanácsot adtam számukra, de ez sokszor nem is volt annyira könnyű.
Ennek oka az volt, hogy nagyon sok vállalkozó (nem csak a kezdő vállalkozók) egyszerűen nem tudtak válaszolni a kérdéseimre. Alapvető pénzügyi információkkal sem voltak tisztában.
Számomra teljes logikus és kézenfekvő, hogy tisztában kell lenni a saját vállalkozásunk pénzügyeivel és vagyoni helyzetével. Mégis gyakran azt a választ adták a vállalkozók, hogy: „ezt a könyvelőmtől kellene megkérdezni, mert ő biztosan jobban tudja…”
Ez olyan mintha a hajó kapitányától megkérdeznék az óceán közepén, hogy hol van éppen a hajó és merre tart? Erre pedig azt válaszolná, hogy fogalma sincs, de ezt a navigátor biztosan tudja.
Tanácsadóként nem azt akarom bizonyítani, hogy én mennyi mindent tudok, pláne nem azt, hogy mennyivel értek jobban egy-egy dologhoz. Hiszen ez így ebben a formában nem is lenne igaz…
Az én feladatom és célom, hogy felhívjam a figyelmedet olyan témákra és területekre, amelyeken van még mit fejleszteni. Ezáltal tudsz vállalkozóként előre haladni és nagyobb nyereséget elérni.
A pénzügyi tervezés nem egy bonyolult feladat. Nem kell pénzügyi zseninek lenni és nem kell bonyolult közgazdasági számításokat végezni. Azt viszont tudnia kell egy vállalkozás vezetőjének, hogy kinek mi a feladata, ki miért felel a működés során.
És akkor most tisztázzuk is a könyvelő szerepét egy vállalkozásnál.
A könyvelő nem a vállalkozásod vezetője
Jellemzően a mikro- és kisvállalkozások egy külsős könyvelőt vagy egy könyvelőirodát bíznak meg az alábbi feladatokkal (teljesség igénye nélkül itt van a lista a legfontosabbakról):
- A számlák és bizonylatok törvényi előírásoknak megfelelő formában kerüljenek rögzítésre.
- A kapott és kiállított számlák ellenőrzésre kerüljenek a hatályos pénzügyi és számviteli törvényeknek való megfelelés céljából.
- Bevallások elkészítése és elküldése a hatóságok felé.
- Egyéb adatszolgáltatások a hatóságok felé.
- Éves beszámoló elkészítése, ami tartalmazza a mérleget, eredménykimutatást és a kiegészítő mellékletet (egyéni vállalkozóknál éves bevallás).
- Könyveléssel és adózással kapcsolatos törvényi változások értelmezése és az erről való tájékoztatás nyújtása a vállalkozás vezetőjének.
- Alkalmazottak után a bérszámfejtés készítése.
- Jogszabályba ütköző szabálytalanságokra történő figyelmeztetés, figyelem felhívása.
- Vállalkozás vezetője által kért pénzügyi kimutatásokat elkészítése.
Ha jó könyvelőd van, akkor a legális keretek között a legkevesebbet kell fizeti az államnak adók és járulékok formájában.
Sokan azt hiszik tévesen, hogy a könyvelőknek kellene tudni olyan dolgokat, ami valójában a vállalkozás vezetéséhez vagy a stratégiához kapcsolódó feladat és döntési kérdés.
A kisvállalkozásoknál jellemzően a cégvezető egyben a tulajdonos is, gyakran pedig egyszemélyes egyéni vállalkozóként dolgoznak. Ez pedig azt jelenti, hogy minden területért egyedül saját maga a felelős.
Vállalkozói szerepek a V-mítosz alapján
Komoly bonyodalmakat tud teremt az a helyzet, ha nem tudja elkülöníteni egy vállalkozó az egyes szerepeket a munkájában.
Erről írt egy hasznos könyvet Michael E. Gerber: A V mítosz – A vállalkozás mítosza címen. Ha még nem olvastad, akkor ajánlom a figyelmedbe.
A lényeg, hogy például egy egyéni vállalkozó egymaga tölti be a tulajdonosi, a menedzseri (vezetői) és a kivitelezői (szakmai) szerepet, valamint a hozzá tartozó feladatokat.
Mindegyik szerepkör teljesen más szemléletet igényel. Például tulajdonosként hosszú távú, stratégiai szemléletet kell felvenni és ehhez kapcsolódó terveket, valamint döntéseket kell meghozni.
Ezzel szemben a kivitelezői szerepben (aki elvégzi az adott munkát), szinte kizárólag rövid távú célok alapján végzi a feladatokat: „legyen elvégezve a munka, a többi nem számít”.
A munka elvégzésének a minősége és javítása, vagy éppen egy reklamáció kezelése pedig már vezetői (menedzseri) hatáskör.
Ezek a szerepek egy egyszemélyes egyéni vállalkozás esetében nem válnak szét látványosan, mégis fontos tisztában lenni ezekkel.
A folytatásban összefoglaltam néhány fontos vezetői és tulajdonosi feladatot, amire a legtöbb leendő és kezdő vállalkozó nem is nagyon gondol.
Néhány pénzügyi és pénzügyi tervezés feladat a teljesség igénye nélkül, amit vállalkozóként (cégvezetőként) meg kellene csinálnod:
- stratégiai és döntéshozatali rendszer felállítása
- pénzügyi tervezés
- iparági trendek nyomon követése
- hibaelemzés és akciótervek készítése
- pénzügyi működés és pénzkezelési szabályok létrehozása
- költség-minimalizálás
- adóoptimalizálás
- házipénztár vezetése
- finanszírozási megoldások felkutatása (hitel, pályázat, befektető)
- pénzügyi műveletek automatizálása
- számlák ellenőrzése, iktatása
- banki átutalások kezelése
- kintlevőségek és pénzügyi tartozások kezelése
- vezetői kontroll és ellenőrzés
- stratégiai célok meghatározása az egyes részterületeken
- beruházási és fejlesztési tervek készítése
- beruházás gazdaságossági számítások („mennyi idő alatt térülnek meg a fejlesztések”)
- számviteli törvényi változások nyomon követése (könyvelő és adószakértő segítségével)
Kemény dió ugye? Igaz vagy igaz?
Ösztönösen el lehet vezetgetni egy vállalkozást, de azt ne hívjuk cégvezetésnek függetlenül attól, hogy hányan dolgoznak a vállalkozásban.
Ha valaki egyedül dolgozik a vállalkozásában, akkor is felmerülnek ezek a feladatok.
Az egyéni vállalkozók sem kivételek ez alól – pláne akkor, ha szeretnének egyszer tovább lépni ebből a helyzetből és alkalmazottakat felvenni, vagy nagyobb léptékben gondolkodni.
Ezeket a pontokat még külön ki lehetne részletezni, de nem az a célom, hogy egy hosszú felsorolást adjak. Nem akarlak elrémiszteni a vállalkozástól, mindezt csak figyelem felhívás céljából írom.
Ha most még nem is csinálod ezeket a feladatokat, de legalább most már tudsz róla, hogy ezekkel is foglalkozni kellene.
Arra szeretnélek inspirálni, hogy kezdj el tudatos és felelős vállalkozóként és vezetőként gondolkodni.
A tudást megadom hozzá, de neked kell használnod az eszközöket!
A felelősség végső soron mindig nálad van: nem hibáztathatsz senkit magadon kívül, ha nem úgy alakul a vállalkozásod, ahogyan azt megálmodtad.
Nem jól végzi a könyvelő a munkáját? Te választottad, tehát a felelősség is a tiéd!
Udvariatlan az alkalmazottad a vevőkkel? Te vetted fel és a te cégedben dolgozik.
Lehet ezeken változtatni? Természetesen! Keress olyan embereket, akik a megfelelő szaktudással és minőségben végzik el a munkájukat! De mindeközben ne felejtsd el, hogy mi a TE feladatod!
Tehát visszatérve az eredeti kérdésre, hogy tényleg a könyvelőnek kellene tudnia a vállalkozás pénzügyeit?
Én azt mondom, hogy nem lehet elvárni egy könyvelőtől olyan feladatokat, ami nem az ő szakterületéhez kapcsolódik vagy nincs benne felelősségi köre.
5 tipikus pénzügyi tervezés hiba kezdő vállalkozóknál [+MEGOLDÁS]
Kezdő vállalkozók szinte kivétel nélkül elkövetnek alapvető hibákat, és belefutnak tipikus buktatókba. Ezeket sok esetben nem is lenne olyan nehéz elkerülni.
A pénzügyi tervezés és egyéb pénzügyi feladatok tekintetében a fő probléma, hogy ismerni kellene mi a könyvelő feladata és mi nem az. Kommunikációs hibák és félreértések sorozata vezet el oda, hogy problémák merüljenek fel.
A félreértéseket csakis egyetlen módon lehet elkerülni, ha pontosan meghatározásra kerülnek a feladatok és a felelősségi körök a könyvelő és a vállalkozás vezetője között.
Mindezt természetesen írásban, kell rögzíteni. Például megbízási szerződésben vagy munkaköri leírásban.
A folytatásban megnézünk egyesével 5 gyakori hibát, ami a pénzügyi tervezés és a pénzügyek kezelése során felmerül.
1. buktató: Az üzleti terv és a pénzügyi terv elkészítése nem a könyvelő feladata
Rengeteg alkalommal találkoztam leendő vállalkozókkal, akik a könyvelőjüket kérték meg, hogy készítsenek el egy üzleti tervet. Ez pedig egy óriási hiba, mondom is, hogy miért…
Egyik alapvető hiba, ha mástól várod el, hogy megmondja milyen legyen a te vállalkozásod!
Amikor megfogalmazódott, hogy vállalkozó leszel, akkor van egy álmod.
Talán van egy körülbelüli elképzelésed, hogyan akarod megvalósítani és mire van szükséged ehhez.
Tisztában vagy azzal is, hogy mennyi pénzed van.
Most már csak össze kell hozni az elképzelésedet és a pénzügyi helyzetedet.
Ez viszont nem a könyvelő feladata, akinek fogalma sincsen arról, hogy te pontosan mit szeretnél. Még akkor sem fogja tudni megmondani, ha beszélsz neki az elképzelésedről.
Abban tud segíteni, hogy mennyibe fog kerülni 1-2-3 alkalmazott bérköltsége, de azt nem fogja tudni megmondani, hogy milyen gépeket és berendezéseket vásárolj meg. Pláne nem dönthet abba, hogy mekkora összegben vásárold meg ezeket.
Másfelől egy könyvelőnek nincs meg feltétlenül sem a vállalkozói (üzleti és iparági) tapasztalata, sem a tudása ami szükséges egy adott tevékenységű vállalkozás elindításához.
A működés során felmerülő pénzügyi kiadások és bevételek vezetése
A kiadásokról természetesen számlát kapnak a vállalkozók, ezeket szépen összegyűjtve át is adják a könyvelőnek. Majd kerekedő szemekkel nézik a hónap végén az összesítést és nem értik, hogy mire ment el annyi pénz; vagy miért kell annyi áfát fizetni.
A könyvelő elvégezte a rá bízott feladatot és elkészítette a könyvelést, de nem ő felel a vállalkozás gazdálkodásáért és teljesítményéért.
Nagyon egyszerű lenne elkerülni ezeket a hibákat.
Persze elméletben ezt mindenki jól tudja.
A gyakorlatban mégis sokan azt mondják, hogy a pénzügyi tervezés és az üzleti terv készítése felesleges.
Pedig egy pénzügyi terv mentén haladva nem csak utólag, hanem már menet közben láthatóvá válik az eltérés, amit még lehet korrigálni. Amikor a hónap közepén látod, hogy túlköltekezted magad, akkor még mindig van 2 heted arra, hogy helyrehozd a dolgot. Erre is jó a pénzügyi tervezés és ez most egy nagyon leegyszerűsített példa volt.
A vállalkozás pénzügyeiről tehát saját magadnak kell egy olyan nyilvántartást vezetned, amiből folyamatosan, könnyen és gyorsan átlátod az aktuális állapotot – és nem csak utólag.
2. buktató: Nem ismered az állandó és változó költségek közötti különbséget a pénzügyi tervezés során
Ahogy a személyes kiadásaink esetében, hasonlóan egy vállalkozás működése során is alapvetően kétféle költség (kiadás) létezik.
1. Állandó költségek:
Az állandó költségek minden hónapban ugyanakkora összegben jelentkeznek. Ilyen például az üzlethelyiség vagy iroda bérleti díja, az internet előfizetés díja, különböző szoftverek havidíja, a bérköltség fix fizetés esetén és a KATA – kisadózók tételes adója is ide sorolható.
2. Változó költségek:
A változó költségek jellemzően a teljesítménytől vagy a használattól függően változnak.
Egyszerű példa: minden eladott hot-dog miatt újabb adag kiflit, virslit és mustárt kell venned. Ez a költség arányos az eladott hot-dogok számával – már ha jól dolgozunk és most a selejttől eltekintünk, ami abból adódik, hogy megromlik a hús vagy a péktermék. Változó költség lehet az értékesítők jutaléka (minél több az eladás, annál több bónusz kerül kifizetésre), benzin (minél több étel kiszállítás történik annál nagyobb ez a költség).
Tehát az állandó költség olyan dolog, amit akkor is ki kell fizetni, ha egy vevőd sem volt. Minden hónapban ugyanakkora összegben. A változó költség pedig a forgalomhoz vagy termeléshez kapcsolódóan más-más összegben jelentkezik.
Az állandó és a változó költségeket el kell különíteni a pénzügyi tervezés során és a pénzügyi kimutatásban. Ha ezt megteszed, akkor nagyon hasznos információkhoz fogsz hozzájutni.
Ez sem bonyolult feladat csak rá kell szánni az időt és folyamatosan vezetni.
3. buktató: A vállalkozói (céges) és magán pénzek összekeveredése
Szintén kezdő vállalkozók hibája szokott lenni, hogy úgy tekintenek a vállalkozás pénzére, mintha az a saját magán vagyonuk lenne.
Ez alól jogi értelemben a KATA (kisadózók tételes adója) kivételt jelent, de gazdasági és üzleti szempontból nem. Emiatt szoktam azt javasolni KATA adózóknak, hogy vezessenek külön magánszemély és külön vállalkozói számlát. Plusz költséggel jár, de véleményem szerint sokkal jobb így vezetni a pénzügyeket.
Egy társas vállalkozás esetében (például KFT-nek) a vállalkozás pénze nem a tulajdonosnak a pénze. A céget egy különálló “személynek” kell tekinteni – nem véletlenül hívják jogi személynek. Természetesen a tulajdonosé a megtermelt nyereség, de ezt csak meghatározott feltételek mellett (adó, járulék) veheti ki a vállalkozásból. Jelen törvények szerint hivatalosan bérként és/vagy osztalékként veheti ki a vállalkozásból a nyereséget. Tehát egyszerűbben megfogalmazva úgy nem vehetsz ki pénzt, hogy egyszer csak gondolsz egyet és belenyúlsz a kasszába, mert el kell menni a hétvégére bevásárolni és a gyereknek is születésnapja lesz.
Így különítsd el a vállalkozói pénzeket
Általánosságban elmondható, hogy minden esetben érdemes különítened a vállalkozói pénzeket a magán pénzektől.
1. A jogszabályi oldalról nézve a könyvelő és az adószakértő tud segíteni abban hogyan lehet a legoptimálisabban kivenni a pénzt a vállalkozásból.
2. Ezen túl azonban fontos szem előtt tartani, hogy mennyi pénzre van szüksége a vállalkozásnak a biztonságos működéshez, gazdálkodáshoz.
3. Továbbá pedig vállalkozás fejlesztési oldalról is érdemes szemlélni ezt a kérdést – azaz mennyi pénzt érdemes visszaforgatni a vállalkozásba fejlesztésre és beruházásokra.
4. buktató: Pénzügyi tervezés és a bevételek nyomon követése
Ha már a kiadásokat sikerült rendbe szedni, akkor jöhetnek a bevételek.
A vállalkozás által eladott termékek és szolgáltatások után kiállított számlákat szintén nyomon kell követni a saját magunk számára készített pénzügyi tervezés során (pénzügyi kimutatásban).
A feladat most is ugyanaz, mint a kiadások esetében. Rendszerezzük és folyamatosan nyilvántartjuk a bevételeinket.
Érdemes külön-külön termékenként vagy termék csoportokra bontva vezetni a bevételeket, mert így további hasznos információkat szerezhetünk.
Ha sikerült a bevételeket és a kiadásokat is összeszedni a pénzügyi tervben, akkor érdemes szembe állítani egymással.
Ekkor derül ki, hogy mennyit is kerestünk egy-egy munkával vagy milyen haszonnal tudunk értékesíteni egy-egy terméket.
Mennyit nyersz egy eladáson?
Sajnos gyakori hiba nem csak kezdő vállalkozásoknál, hogy látszólag jól megy a vállalkozás, mert folyamatos az eladás, azonban a nyereség valamiért elmarad.
Előfordulhat még az is, hogy minél többet értékesítünk egy termékből, annál nagyobb veszteségünk keletkezik.
Ennek oka, hogy költség oldalon olyan kiadások keletkeznek, amit nem fedez az értékesítésből származó bevétel.
Például a megemelkedett anyagköltségek ellenére ugyanolyan áron kerül értékesítésre a termék. Másik példa, hogy az alacsony konverzió miatt többet kell költeni az online hirdetésre, így csökken az elérhető nyereség.
Ettől az önbecsapástól kímélhetjük meg magunkat, ha rendesen vezetjük a kimutatásokat és hiszünk a számoknak – és nem csak a megérzéseinkre hagyatkozunk.
A pénzügyi tervezés során olyan összefüggésekre lehet rájönni, ami segíthet a vállalkozás fejlesztésében és a nyereség növelésében.
5. buktató: Ha gyorsan kell pénz, tudd mi az ami mobilizálható
Egy induló és kezdő vállalkozásban könnyen előfordulhat olyan időszak, amikor gyorsan pénzre van szükség. Ez a helyzet egy régóta működő cég esetében is bekövetkezhet. Ennek lehet működési oka, de lehetnek akár személyes okok is.
Ebben az esetben nem arról van szó, hogy az értékesítést kellene fejleszteni és több eladásra van szükség. Ilyenkor egy olyan helyzet áll elő, amikor viszonylag gyorsan kell egy relatíve nagyobb összeget előteremteni – ami az értékesítésekből biztosan nem fedezhető.
Nagyon hasznos dolog ilyenkor, ha tudjuk mi mozgósítható gyorsan a cégben, mi az ami könnyen mobilizálható és pénzzé tehető anélkül, hogy a működés veszélybe kerülne.
Eszköz nyilvántartás: számold össze a vagyonodat
Vezess nyilvántartás az alábbiakról:
- mennyit ér az aktuális raktárkészleted,
- szerszámok, gépek, berendezések
- gépjárművek
- ingatlanok
- irodaberendezés, számítástechnikai és informatikai eszközök
- mennyi pénz van a kasszában és a bankszámlákon.
- mennyivel tartoznak nekünk az ügyfelek, vevők (mennyi az aktuális kintlevőség és milyen lejárattal)
- stb.
Érdemes tudni azt is, hogy ezekből mi az ami átmenetileg nélkülözhető, illetve milyen gyorsan lehet belőle pénzhez jutni.
Készíts egy listát erről magadnak.
Ez azért is hasznos, mert később könnyebben átlátod, hogy milyen beruházásokra lesz szükséged például az amortizáció (elhasználódás) miatt.
Másfelől, ha már több munkavállaló van, akkor érdemes eszköz nyilvántartást is vezetni, hiszen te sem szeretnéd, ha bármi is „csak úgy eltűnne”…
Összefoglalás: miről volt szó ebben a tudásanyagban?
Fontos, hogy tisztában legyél azzal, milyen feladataid vannak neked, mint vállalkozónak és milyen feladatai vannak a könyvelődnek. Tudatos és felelősségteljes vezetőként kézben kell tartanod az irányítást a pénzügyeid felett. Ebben segít a pénzügyi tervezés és az üzleti terv készítése. Vannak olyan feladatok, amit nem szervezhetsz ki és nem adhatsz át másnak, mert az egyedül a te döntési hatáskörödbe tartozik.
Érdemes fejleszteni a pénzügyi műveltséget és megismerni a vállalkozói pénzügyek működését. Ez egy folyamat és nem arról van szó, hogy néhány nap vagy hét alatt profivá kell válnod. Kezdd el az alapokkal és folyamatosan csiszolgasd a tudásodat. És ne a könyvelőtől várj el olyan dolgokat, ami nem az ő feladata vagy hatásköre.
