Mit jelent a produktivitás és hogyan növeld a teljesítményed?

A cikk lényege: Ebben a cikkben a személyes hatékonyság és produktivitás témájáról olvashatsz. Tippeket is adok, hogy eredményesebb legyél a munkában.

Segítek abba, hogy produktív és eredményes legyél a munkában

Azon nem tudunk változtatni, hogy egy napunk még több órából álljon. Ezért azzal kell foglalkozni, hogy a rendelkezésre álló időkeretet hogyan tudjuk a számunkra legjobban beosztani és produktívan dolgozni. 

Rengeteg időgazdálkodás és hatékonyságnövelés témájú könyvet elolvastam. Elvégeztem produktivitás kurzusokat is. Mostanra már elmondhatom, hogy minden népszerű módszert és technikát kipróbáltam a gyakorlatban is a saját vállalkozásomban.

Nehéz ezek után egy általános és mindenki számára legjobban működő produktivitás módszert ajánlani.

Vannak irányvonalak, stratégiák és szemléletek, ami szerintem mindenki számára hasznos lehet. Végül azonban, hogy nálad mi fog működni az nagyban függ attól, hogy milyen a személyiséged, hogyan szeretsz dolgozni és egyáltalán mivel foglalkozol.

Ebben a cikkben megosztom a saját tapasztalataimat a produktivitás és személyes hatékonyság témakörében. Ez jó kiindulási alap lehet, hogy megtaláld te is a számodra legmegfelelőbb produktivitás és időgazdálkodás módszereket.

Ez egy elég hosszú írás lett, de még így is csak az alapokat fogjuk érinteni. Tervezek további cikkeket is készíteni ebben a témában, amit az önfejlesztés részben fogsz megtalálni itt a weboldalamon.

A produktivitás jelentése

A Wiki szótár meghatározása szerint a produktivitás jelentése: termelőképesség, termékenység.

Ez a meghatározás azonban nem árul el túl sokat, ezért fontos tisztában lenni, hogy mi is az a produktivitás.

Mi az a produktivitás?

Maga a produktivitás nem egy olyan dolog, amit éppen felkaptak a médiában és trendi lett erről beszélni.

Valójában a produktivitás már egészen az emberiség kezdetétől jelen van – bár valószínűleg, akkor nem foglalkoztak vele ennyire tudatosan. De nagyon is fontos volt már akkoriban is, hogy milyen eredményesek a vadászat során vagy éppen a növénytermesztésben – hiszen sokszor az emberek élete múlt ezen.

Például produktívabb volt az a gazda, aki ugyanakkor területen több krumplit tudott megtermelni, vagy hatékonyabb volt az a vadász, aki fél nap alatt több állatot tudott zsákmányolni.

Az ipar megjelenésével, különösen most a kapitalizmus idején kiélezett verseny folyik a vevőkért. Így kiemelten fontos téma lett a termelékenység és a termelőképesség. Ez egyaránt megjelenik a gépi és az emberi (személyes) hatékonyságnövelés területén.

Minden tized másodperc számít

Biztosan láttad már hogyan cserélnek kereket a Forma-1 autóversenyben. Gyakorlatilag pár másodperc alatt kicserélnek négy kereket a szerelők, megtankolják az autót és elvégeznek egyéb szükséges feladatokat. Ezt csak úgy lehet megcsinálni, ha mindenki tudja, hogy mikor-mi a feladata és azt a lehető leggyorsabban és a legtökéletesebben végzi el.

Ugyanez a helyzet a vállalkozások esetében is, amikor a produktivitás témájáról beszélünk.

Napjainkban számos multinacionális vállalat odáig jutott a hatékonyság növelésében, hogy minden egyes emberi mozdulatot, minden egyes eszköz vagy gyártó gép elhelyezése értékes tized másodperceket jelent. Nem lehet egyetlen pillanatot sem elvesztegetni a termelés során, mert az dollár milliókat is jelenthet végül.

Produktivitás üzleti értelmezése: egyéni- és kisvállalkozóként is fontos

Valójában mindenkit érint a produktivitás és mindenki foglalkozik vele – legfeljebb nem tudatosan.

Mindenki szeretne jobb lenni a munkájában, kevesebb idő alatt több mindent megcsinálni, fókuszáltan végezni a feladatokat, magasabb minőségben elvégezni a munkát ugyanannyi idő alatt stb.

Üzleti értelmezésben nem csak azt kell megnézni, hogy te magad mennyit fejlődtél vagy mennyivel gyorsabban végzed el a munkát. Meg kell nézni azt is, hogy a versenytársak (konkurens vállalkozások), hogyan teljesítenek.

Ez olyan, mint a futóverseny. Hiába leszel napról napra jobb, ha végül csak a középmezőnyben végzel. Természetesen szép dolog a részvétel, de ha a versenyről klasszikus értelemben beszélünk, akkor a cél az első helyezés. Emiatt viszont mindig másokhoz kell mérned a saját teljesítményed!

Más megfogalmazásban a produktivitás azt is jelenti, hogy minél több pénzt keresni, minél rövidebb idő alatt, minél kevesebb erő befektetésével.

A kulcs azonban mindig a személyes produktivitás!

Ez adja meg az alapot ahhoz, majd a vállalkozásod is az legyen.

Tehát saját magunkat kell fejleszteni, eredményesebbé tenni.

Produktivitás személyes értelmezése: hogyan lehet valaki produktív?

A személyes produktivitás során meg kell ismerni és a gyakorlatban alkalmazni azokat a módszereket, eszközöket és készségeket, amikre szükségünk van a céljaink eléréséhez.

Személyes szinten foglalkozni kell még a szokásokkal (napi rutinok), mert ezek vagy előre visznek a célunk felé, vagy éppen hátráltatnak az elérésében.

Természetesen ezeket a készségeidet az élet bármilyen területén alkalmazhatod: háztartás vezetésénél, szabadidős tevékenységek során, pénzügyeknél, gyermeknevelésnél stb.

A produktivitás nem időgazdálkodás

Sokan egyenlőség jelet tesznek a produktivitás és az időgazdálkodás között. Ez azonban téves.

Ha jobban bánunk az időnkkel még nem feltétlenül jelenti azt, hogy hatékonyabbak is leszünk.

A produktivitás egy sokkal nagyobb rendszer, amelynek része az időgazdálkodás is. Valójában a produktivitás egyfajta szemlélet és attitűd.

A produktivitás számos dolgot foglal magába, mint például: szokások, napi rutin, eszközök, módszerek, technikák. Ezek közé tartozik az időgazdálkodás is.

Eddig beszéltünk arról, hogy mi is az a produktivitás üzleti értelemben és személyes értelemben.

A folytatásban pedig gyakorlatiasabban fogom megközelíteni ezt a témát – kiemelten leendő és kezdő vállalkozók számára, akik egyéni vállalkozóként vagy kisvállalkozóként fognak dolgozni. Természetesen nagyon sok dolog hasznosítható ezek közül akkor is, ha most még alkalmazottként dolgozol.

Miért foglalkozz a produktivitás és hatékonyság növelésével?

A vállalkozók többsége túlterhelt. Aki nem túlterhelt az is folyamatos időhiánnyal küzd és nincs ideje másra a napi rutin feladatokon kívül. Összességében pedig elmondható, hogy nem csak a vállalkozók, hanem az alkalmazottak sem tudják hatékonyan beosztani az idejüket.

A produktivitás abban fog segíteni, hogy hatékonyabb és eredményesebb legyél! Más szóval többet érj el, kevesebb idő, pénz és energia befektetésével!

Fejlődés minden egyes nap

A produktivitás nekem azt jelenti, hogy minden egyes nap közelebb kerülök a “legjobb önmagamhoz”.

Ezáltal közelebb kerülök azokhoz a személyes és vállalkozói célokhoz, amit szeretnék elérni. Ez számomra azt is jelenti, hogy egyre nagyobb örömmel és könnyedséggel tudom végezni a napi teendőimet. Egyre elégedettebb vagyok azzal, amit csinálok és ezáltal egyre teljesebbnek érzem az életemet.

A produktivitás nekem azt is jelenti, hogy minden egyes nap közelebb kerülök a “legjobb önmagamhoz”.

Kezdetben nagy valószínűséggel nem minden fog úgy sikerülni ahogyan szeretnéd.

Majd szinte észrevétlenül egyre több dolog fog úgy megtörténni, ahogyan azt előre megtervezed és elgondoltad.

Mindeközben egyre tudatosabb leszel, ami tovább segíti ezt a folyamatot.

Ez azonban nem egyik napról a másikra fog megtörténni. Mindenképpen idő kell hozzá, hogy az új rutin kialakuljon, a hátráltató szokások pedig kikopjanak. És idő kell ahhoz is, hogy megismerd a produktivitás módszereket, eszközöket és technikákat.

Nem kell egy nap alatt megváltani a világot. Elég, ha odafigyelsz minden egyes napodra.

Ne legyenek túlzó elvárásaid magaddal szemben, mert az csak frusztrációt fog okozni és görcsössé tesz.

Mindez végül oda fog vezetni, hogy eredményesebb és hatékonyabb leszel.

Nem csak a vállalkozásban, hanem az élet minden más területén is!

Miért nem működnek produktivitás tippek és módszerek?

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy másokat próbálnak lemásolni és átvenni a szokásaikat vagy a napi rutinjaikat. Majd néhány hét után rájönnek, hogy nekik nem működnek a tippek és módszerek.

Ennek az az oka, hogy a produktivitás nem egy olyan dolog, amit egy az egyben le lehet másolni.

Mi az, amivel nem kellene foglalkozni?

A közösségi oldalakon lévő videók és a blogokon található rövid cikkek többsége nagyon felszínes. Rengeteg dolgot figyelmen kívül hagynak.

Az időgazdálkodás tréningeken, amiket elvégeztem, szinte csak elavult módszereket akartak ráerőltetni az emberekre.

Sokan erőltetik még mindig a különféle papír alapú időtervezőket, határidőnaplókat, “álomfüzeteket”. És még ki tudja hányféle verziója van ezeknek a színes-szagos füzeteknek. Valljuk be, hogy ezek általában jól néznek ki, ha kiteszed az asztalra, de eredményesen nem lehet velük dolgozni.

Szerintem ezeket teljesen figyelmen kívül hagyhatod, mert csak az idődet és a pénzedet vesztegeted.

Mi az, amivel foglalkoznod kellene?

Először is fontos megérteni, hogy a produktivitás egy összetett dolog, ezért részekre kell bontani.

A legfontosabb dolgok, amivel biztos, hogy foglalkoznod kell: fókuszált munkavégzés, szokásterv és napi rutin kialakítása, megfelelő energiaszint biztosítása, tudatos szemléletmód kialakítása, időgazdálkodás.

Ehhez szükség van módszerekre és technikákra: például a GTD (Getting Things Done) módszer sokak számára bevált. De említhetem még a Pareto-elvet, Parkinson-törvényt, ABCE prioritás felállítás, Pomodoro módszert stb. Ezek mind jók, de önmagukban nem hoznak nagy eredmény és hatékonyság növekedést.

Továbbá szükséged van eszközökre: mindenképpen digitális eszközökre, online naptár (pl. Google Calendar nem a legjobb, de ingyenes) + külön feladatkezelő és projekt szoftver (Pl. Monday, Asana, Trello, Jira stb.)

1. Produktivitás tipp: Szerezd vissza az idődet

Az első lépés, hogy megtanulod kezelni az idődet.

Az időgazdálkodás azért fontos, mert kezdetben ezzel lehet a leggyorsabban növelni az eredményességet (majd ezt követően kell a hatékonysággal foglalkozni).

Felteszem neked most a kérdést: meg tudod mondani, hogy mivel töltöd el egy napodat?

Bizonyára nagy vonalakban el tudnád mondani.

Azt már talán nehezebb lenne megmondanod, hogy pontosan mivel mennyi időt töltöttél el.

A legtöbben egyébként nagyon meglepődnek, amikor kiderül, hogy például a közösségi média és híroldalak mennyi időt raboltak el tőle naponta.

A 2022-es statisztikák szerint az emberek átlagosan 147 percet, azaz ~2,5 órát töltenek el a közösségi oldalakon minden egyes nap.

Ezek után, milyen alapon írja le valaki, hogy sorban állás közben is töltsd hasznosan az idődet? Számomra teljesen hihetetlen, hogy emberek tanácsadónak merik nevezni magukat ilyen javaslatokkal…

Talán nem lenne egyszerűbb lecsökkenteni a közösségi oldalak nézegetését és felszabadítani ezzel az egy dologgal NAPI 2 órát?!

Ez hetente 14 óra, ami majdnem 2 teljes munkanap – gondolj bele mennyi mindent tudnál tenni ennyi idő alatt?!

Ha szeretnél produktívabb és eredményesebb lenni, akkor első lépésként ki kell deríteni, hogy mire megy el az időd.

Szerintem az élet nem arról szól, hogy telezsúfold minden egyes másodpercedet. Már csak azért sem, mert úgysem fog működik.

Szóval az én tippem az, hogy nem kell minden pillanatodat valami “hasznos” dologgal tölteni, mert nem ezen múlik. Tudom, ez szembe megy azzal, amit a józan ész diktál. De mint mondtam, a produktivitás nem csak az időgazdálkodásból áll, hanem számos más dolog van, ami végül hatással lesz az eredményünkre.

Az viszont nagyon is fontos, hogy tisztában legyél azzal, hogy mivel mennyi időt töltesz el egy nap.

Találd meg az időrabló tevékenységeket

Ma már léteznek olyan szoftverek és applikációk, amikkel mérni tudod, hogy mivel mennyi időt töltöttél.

Ebből többféle verzió létezik:

  1. Webtime Tracker: ez a böngészőbe épül be és így méri, hogy melyik oldalon mennyi időt töltöttél el. Ennek az a hátránya, hogy csak a böngészőben töltött időt tudod mérni. Ezzel viszont megtudod pontosan, hogy mennyi időd megy el a különféle híroldalak, közösségi média és fórumok olvasgatásával.
  2. Toggl: amit én is használok egy teljesen különálló applikáció, amiben neked kell elindítani és megállítani a stoppert. Beírod, hogy mivel töltötted az időt, kategóriákat hozhatsz létre és így mindenféle statisztikát tudsz készíteni.

Amíg nem tudod, hogy pontosan mivel telnek el a napjaid, melyek a legnagyobb időrabló tevékenységek és feladatok, addig nem fogsz tudni előre lépni.

Enélkül teljesen felesleges bármilyen módszert vagy stratégiát alkalmazni. 

Az átlagembernek egy hónap alatt összesen több, mint 2 egész napja elmegy vicces videók nézegetésével és hülyeségek olvasgatásával. Ezen azért érdemes lenne elgondolni, hogy vajon ez így rendben van?

Próbáld ki először egy hétig

Gyakori kifogás szokott lenni: “Ha elkezdem vezetni, mire mennyi idő ment el, akkor nem is fog másból állni a napom.”

Igazad van abban, hogy semmi értelme annak, ha több időd megy el így, mint amennyit végül meg tudsz spórolni.

Emiatt van szükség okos és automatizált megoldásokra az időkövetésben is.

Ajánlom figyelmedbe a korábban említetteket és ezzel meg is oldottuk a problémát:

  • böngészőben eltöltött idő mérésére nagyon jó a Webtime Tracker plugin
  • egyedi időmérésre Toggl.com
  • telefonon töltött képernyőidő mérésére pedig az alapszoftver teljesen megfelelő

Nem kell, hogy 100%-ban pontos legyen a mérés. Így is ha egy hétig vezeted becsületesen, akkor nagyon jó áttekintést fogsz kapni. Persze érdemes lenne legalább egy hónapot vezetni, hogy egy átlagot kapj.

Nekem már szokásommá vált az időmérés, így fel sem tűnik. Így pontosan meg tudom mondani, hogy összesen mennyi időt töltöttem el ennek a cikknek a megírásával, grafikai szerkesztésével, lektorálásával és hirdetésével. Ha ennyire pontosan tudod majd te is, akkor van értelme elkezdeni dolgozni a hatékonyságon és eredményességen.

2. Produktivitás tipp: Nem mindegy, hogy mivel foglalkozol

Az emberek alapesetben mindig a legkisebb ellenállás irányába haladnak. Ez azt jelenti, hogy a könnyebb és egyszerűbb megoldást választják, ami nem okoz nehézséget vagy kényelmetlenséget.

Könnyebb NEM elmenni futni, mint 10 km-t izzadni a nyári melegben a futópályán. 

A rövid távú élvezet, mindig erősebb, mint a hosszú távú előny.

Könnyebb számítógépes játékot játszani, mint leülni megtanulni weboldalakat készíteni.

Könnyebb egy sorozatot megnézni, mint leülni és a vállalkozás indításáról tanulni vagy olyan önfejlesztő cikkeket olvasni, mint ez is. Igen, neked most jár a pirospont 👍😊

De ha végül valaki a munkát választja, akkor is eltöltheti az idejét mindenféle feladattal, ami végül nem sokat számít. (én például imádtam régen az Excel táblázatokat színezgetni és formázni, aminek nem sok értelme volt 😅)

Emiatt nem mindegy, hogy mivel töltöd el az idődet, milyen feladatokat végzel.

Bevételt termelő idő vs. Aktív idő

Biztos volt már olyan napod, amikor reggeltől estig dolgoztál és végül mégis azt érezted, hogy nem volt kerek a napod. 

Ez az érzés nálam akkor jött elő, amikor nem tettem különbséget a “bevételt termelő idő” és az “aktív idő” között. 

Bevételt termelő idő: minden olyan tevékenység, ami közvetetten vagy közvetlenül pénzt termel. Ilyen például nálam a tanácsadás, weboldal készítés, marketing feladatok kivitelezése, oktatásianyagok készítése stb. Ezek a feladatok pénzt hoznak.

Aktív idő: olyan dolgokkal foglalkozol, ami szükséges vagy éppen elengedhetetlen, de még csak közvetetten sem termel bevételt. Ilyen például egy számla kiállítása, könyvelési anyagok összekészítése, számlák kifizetése, üzlethelyiség rendezése, irodai eszközök beszerzése, postázás, céges autó szervizelése. Fontos feladatok, de ezeknek az elvégzése nem termel profitot.

Az aktív idő is ugyanolyan fontos, mint a bevételt termelő idő. Viszont másfajta munka, ezért másfajta hozzáállásra van szükség.

Összefoglalás és záró gondolatok

Ebben a cikkben megosztottam több fontos információt és néhány saját tapasztalatomat a produktivitás és személyes hatékonyság témakörében. Ezt az írást egyfajta bevezetőnek szántam, ezért mindenképpen érdemes még jobban elmélyülnöd a témában. Ehhez további cikkeket találsz itt a weboldalamon.

Ha bármilyen kérdésed felmerült vagy segítségre van szükséged, akkor keress bizalommal! Lépj be a Facebook csoportomba is, ahol közvetlenül tudunk beszélgetni!

Tartalomjegyzék

Hasznosnak találtad a cikket? Értesülj az elsők között a legújabb tartalmakról!

Iratkozz fel a “Belső Kör” e-mail listámra, mert így nem maradsz le semmiről! 

Hasznos vállalkozói tartalmakat és ajánlatokat küldök, amivel fejlesztheted a tudásodat és segítenek elérni a vállalkozói céljaidat.

🔒 Adataidat bizalmasan kezelem, nem küldök SPAM üzeneteket és bármikor leiratkozhatsz.
A gombra való kattintással megerősíted, hogy az Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltakat megismerted és elfogadod.

Galántai Gergely közösségi média profilkép
Galántai Gergely

vállalkozófejlesztő, marketing tanácsadó

Biznisz Blog szerzője:

Több, mint 13 éve foglalkozom marketinggel és weboldal készítéssel vállalkozóként. 
Az elmúlt 6 évben pedig a legkülönfélébb tevékenységű vállalkozás indításában és fejlesztésében vettem részt, így széleskörű tapasztalatra tettem szert ezen a területen is. Végzettségem szerint közgazdász vagyok.

Itt a weboldalon a vállalkozásodat, valamint a te személyes fejlődésedet szolgáló tudásanyagokat és kurzusokat találsz – teljesen kezdőtől, egészen a haladó szintig. Ha személyesebb segítségre van szükséged, akkor tanácsadás vagy a Biznisz Mentor Tudástár keretében is számíthatsz rám.

Ha kérdésed van, akkor vedd fel velem a kapcsolatot és segítek!