Olvasási idő: 13 perc | Tartalomjegyzéket az oldal alján találod.
Mi a probléma a hagyományos időgazdálkodás módszerekkel?
Az elmúlt 15 év alatt már megszámolni se tudnám, hogy mennyi mindent olvastam és tanultam az időgazdálkodás és időmenedzsment témában.
Az internet tele van ilyen témájú cikkekkel, videókkal és kurzusokkal, amik azt ígérik, hogy egyszeriben megváltozik az életed és a vállalkozásod, ha megtanulod az időgazdálkodás technikáit és módszereit.
Bevallom, amikor még én is csak ismerkedtem ezzel a témával, a legtöbb dologra bólogattam és azt mondtam magamban, hogy “mennyire igaz, ezt tényleg így kellene csinálni”. Nagyon lelkes és motivált lettem egészen addig, amíg el nem kezdődtek a hétköznapok és a gyakorlatban tapasztalhattam meg ezeket a tanácsokat.
Már néhány nap után kiderült, hogy semmit nem érnek az időgazdálkodás tippek.
A fő probléma az időgazdálkodás módszerekkel, hogy mindig egy optimális helyzetet vázolnak fel.
Az élet és a gyakorlat pedig egy szempillantás alatt húzza keresztbe és röhögve bemutat… hogy akkor most mit fogsz csinálni?
Magyarán elméletben jól hangzik mit is kellene csinálni, de a gyakorlatban már nem működik.
Csak azért sem adtam fel…
Kipróbáltam minden technikát és módszert. De újra és újra beletört a bicskám amikor a gyakorlatban is alkalmazni szerettem volna.
Már ott tartottam, hogy azt mondtam, az időgazdálkodás egy baromság és felesleges előre tervezni, mert úgysem fog működni.
Őszinte leszek veled – jött egy olyan időszakom, amikor teljesen elegem lett az egészből. Amikor megláttam egy időgazdálkodás témájú cikknek vagy videónak a címét és ökölbe szorult a kezem. 😅
Persze elolvastam és megnéztem ezeket, de újra és újra ugyanaz a bullshit jött velem szembe:
- írd össze a feladataidat
- állíts fel prioritásokat
- legyenek határidők
- tervezd meg előre a hetedet, hónapodat
- kelj fel korábban
- kelj fel még korábban
- feküdj le később
- papíron és határidőnaplóban vezesd a napjaidat
- ne papíron, hanem digitálisan vezesd a napjaidat
- csináld meg már reggel a legnehezebb feladatot, amihez nincs kedved
- kedvencem: sorban állás közben is tudsz tanulni vagy dolgozni
Most komolyan?
Ezek a dolgok oldanák meg az összes problémámat? Főleg úgy, hogy sokszor teljesen ellentmondásban vannak ezek a tippek!
A korán kelés témájától pedig már a falra mászom… Miért kell azt a hülyeséget terjeszteni, hogy minden sikeres ember korán kel?
Nem azt mondom, hogy ne lenne bármelyik pontnak létjogosultsága.
Most komolyan… gondolj bele: ezeket a dolgokat te már mind tudod!
Ha ezek a dolgok önmagukban működnének, akkor már te is eszerint élnéd a napjaidat.
Az időgazdálkodás tanácsok csak több frusztrációt okoznak az emberben, mint amennyit segítenek.
Szóval én teljesen megértem azokat az embereket, akiknek szintén elegük van az időgazdálkodás témájából.
Az emberek többsége állandó időhiányban szenved és folyamatos rohanásban vannak.
Miközben az internet tele van az időgazdálkodási tippekkel.
Akkor felteszem a kérdést: nem lehet, hogy nem csak az emberekben van a hiba, hanem abban, amit a legtöbben tanítanak az időgazdálkodás témájában?
Az én személyes tapasztalatom, hogy az általánosan elterjedt időgazdálkodás nem működik.
Mindenki nagyokat bólogat ezekre is, de mégsem tudják az emberek adaptálni, megvalósítani a saját életükben.
Ennek oka, hogy az időgazdálkodás egy sokkal összetettebb dolog.
Egy-egy kiragadott tippet nem lehet sikeresen alkalmazni a való életben. De még a módszerek sem működnek önmagukban, mert annál is komplexebb a helyzet.
Azért vannak módszerek, amik már közel állnak a megoldáshoz
Rengeteg módszert és technikát kipróbáltam. Ezek között egyébként voltak olyan megoldások, amik nagyon tetszettek és már-már egészen jól működtek. Például Doubravszky György, aki a Bagolyvár kiadó tulajdonosa volt (rip).
Az Időforrás című tanfolyama szerintem az egyik legjobb volt a témában és nagyon sokat tanultam tőle. Na meg a bivalybőr határidőnapló szintén zseniális volt az általa kitalált működési rendszerben, a cserélhető lapokkal.
Ez azonban kb. 15 éve volt és azóta annyi minden megváltozott – ma már ez sem hatékony megoldás.
Akkoriban még nem igazán voltak okostelefonok és tabletek. Nekem például egy PDA készülékem volt, amiben volt GPS, de Wifi még nem, mert az csak a drágább verzióban volt benne. Mobil internet meg pláne nem volt benne! És még így is nagyon menő dolognak számított. 🤣
Így nézett ki:
Szóval a dolgok azóta sokat változnak. Ma már nem ajánlanék senkinek papír alapú tervezőt vagy határidőnaplót. Ettől függetlenül nyugodtan tervezgethetsz papírral és tollal (én is szoktam naplózáshoz), de végül vezesd át digitális mobil eszközre vagy a felhőbe. A lényeg, hogy mindig mindenhol gyorsan és könnyedén elérd.
Nekem is van papír alapú jegyzetfüzetem, de teljes más célból. Sokkal inkább ötletelésre, gondolatok leírására, probléma megoldásra, vázlatok készítésére használom.
Saját hibáimból tanultam
Szóval rengeteget kísérleteztem, nagyon sok dolgot kipróbáltam. Folyamatosan figyeltem, hogy mi működik jobban, mikor vagyok produktívabb és mikor vannak gyengébb energiaszintek a nap folyamán.
Az egészben a legviccesebb, hogy még most is látom, mennyi fejlesztési lehetőség áll előttem az időgazdálkodás terén, de már ezerszer tisztábban látom a helyzetet és sokkal jobban tudom, hogy miért is annyira nehéz megvalósítani az időgazdálkodási módszereket.
Mire érdemes odafigyelni az időgazdálkodás során?
Ebben az írásomban összegyűjtöttem, hogy milyen időgazdálkodási módszerek és alapelvek vittek engem tévútra és melyek voltak, amik beváltak nekem.
Nem tippeket fogok adni, és még csak nem is eszközöket vagy stratégiákat.
Az első lépés a produktivitás és időgazdálkodás fejlesztésében a gondolkodásmódunk újra-formálása és a tudatos szemléletmód kialakítása.
A folytatásban a tudatos időgazdálkodás egy újfajta megközelítését mutatom be, a saját tapasztalataim alapján.
Az időgazdálkodásnak valójában nem is az időről kellene szólnia
A probléma ott kezdődik az időgazdálkodás során, hogy eleve nem jó kérdéseket tesznek fel az emberek.
Ezzel így voltam én is.
Aki pedig nem jó kérdéseket tesz fel, sosem fogja megkapni a megfelelő válaszokat.
Erre csak akkor jöttem rá, amikor már kipróbáltam minden lehetséges módszert és technikát.
Valójában nem az a probléma, hogy kevés lenne az idő.
Be is bizonyítom ezt neked:
Kérdezz meg bárkit, hogy miért nem csinált meg egy adott feladatot. Szinte biztosan azt fogja rá válaszolni, hogy azért, mert nem volt rá ideje.
De valljuk be őszintén, hogy naponta plusz 1-2 óra sem változtatna sokat a jelenlegi helyzeten. Azért, mert a valódi probléma sosem az idővel, de még csak nem is az időbeosztással van.
Mindenkinek ugyanannyi ideje van egy nap. És az, hogy mivel töltöd el egy napod, kizárólag rajtad múlik. Ha viszont mi magunk tartjuk a kezünkben az időt, mi döntünk felőle, akkor nincs értelme kifogásokat keresni és panaszkodni.
Tehát az időgazdálkodás témájának ott kellene kezdődnie, hogy felelősséget vállalunk a tetteinkért. Vagyis azokért a dolgokért, amiket megcsinálunk vagy éppen nem csinálunk meg.
Ez egyedül a te döntésed, hogy mit tartasz fontosnak és mit kevésbé.
A folytatásban 3 új szemléletet fogok átadni, amit eddig valószínűleg sehol nem olvastál időgazdálkodás témában. Mindezt a saját gyakorlati tapasztalataim alapján.
1. Időgazdálkodás szemlélet: Az energia ciklikusan újul meg
Szinte minden időgazdálkodással foglalkozó tanácsadó elmondja, hogy készíts listát a feladataidról, aztán állítsd fel a fontossági sorrendet és ütemezd be előre a hetedet – és ha így teszel, akkor csak végig kell menni a lépéseken és eléred a célodat.
Ez nagyon jól hangzik és részben igaz is, de a gyakorlatban már nem így működik.
Ennek oka, hogy valóban végig tudsz menni a lépéseken, de nem abban az ütemben ahogyan azt előre elgondolod és megtervezed.
Ugyanis van egy fontos változó, amiről szinte senki sem beszél: az energiaszinted ciklikusan újul meg.
Ez nem a motiváltságról szól, még csak nem is arról, hogy mennyi kedved van dolgozni vagy éppen egy nehéz feladatot kell megoldanod.
Arról van szó, hogy minden ember esetében az energiaszint változik még egy napon belül is.
Meg kell figyelned egy napon belül, illetve egy teljes hét viszonylatában is, hogy hogyan változik az energiaszinted. Mikor érzed magad frissnek és pihentebbnek, és mikor érzed magad nyomottnak és fáradtnak.
Ezt egyik időgazdálkodással foglalkozó könyvben sem olvastam!!!
Ennek a tudásnak a hiányában viszont teljesen értelmetlen produktivitásról és időgazdálkodásról beszélni.
Mikor vagyok produktív?
A legproduktívabb időszakom a reggel ébredés után kb. 7-8 óra körül, majd a délelőtti órák egészen délig. Ezt követően pedig a kora esti órák. Ha pedig többlet munkát vállalnék és túljutok a napnak az utolsó holtpontján (ciklusán), akkor a késő esti óráktól egészen éjjelig el tudok dolgozni.
Mit csinálok amikor alacsony az energiaszintem?
A legalacsonyabb energiaszintem általában kora délután jelentkezik.
Nyilván nem mindig tudom én sem megtenni, hogy ilyenkor ne dolgozzak.
Amíg erőből próbáltam átvészelni ezt az időszakot, addig egy kínszenvedés volt. Amikor még alkalmazottként dolgoztam ilyenkor telt a leglassabban az idő és alig vártam a munka befejezését.
Most vállalkozóként úgy tudom kezelni, hogy ebéd után lefekszem és meditálok vagy relaxálok 20 percet.
Nagyon fontos, hogy ez ne legyen több 20 percnél!
Ez valójában egy felszínes alvásnak tekinthető, tehát egyfajta relaxációs technika.
Ezen a ponton túl viszont már a mélyebb alvás periódusa indulna el, amiből felkelni és újra felébredni sokkal nehezebb – szóval erre figyelni kell.
Általában ezután újra friss és kipihent vagyok és könnyedén, feltöltődve tudom a délutáni órákat is munkával tölteni.
Erről a témáról is tervezek írni, mert kiemelten fontos eleme a produktivitásnak és eddig nem olvastam erről sehol.
2. Időgazdálkodás szemlélet: Az idő helyett az eredményre kell fókuszálni
A legtöbb ember előre megpróbálja magát betáblázni feladatokkal és határidőkkel.
Az eddigieken túl ez azért sem fog működni, mert:
- újabb és újabb információk birtokába kerülünk, ami alapjaiban tudja megváltoztatni a korábban felállított fontossági sorrendet és tervet.
- rengeteg változó van, ami keresztül tudja húzni a számításainkat még akár egy napon belül is, ezért sokkal okosabb megoldás, ha rugalmasan kezeljük az ENERGIÁNKAT (és nem az időnket)!
Az első pont szerintem elég egyértelmű. A második pont némi magyarázatot kíván.
Eleve nagyon nehéz feladat előre meghatározni egy-egy feladat elvégzéséhez szükséges időtartamot. Pláne, ha olyan dologról van szó, amit korábban soha nem csináltunk.
Például biciklizni sem úgy tanultál meg, hogy volt rá maximum 24 órád. Hanem addig gyakoroltad, amíg meg nem tanultad!
Ezért egy olyan dologról, amit korábban sosem csináltunk értelmetlen előre meghatározott időkeretben gondolkodni.
Helyette sokkal célszerűbb meghatározni a legjobb eredményt hozó feladatokat. Majd ezt követően úgy ütemezni, hogy akkor foglalkozz vele, amikor az energiád a maximumon van. Ezért is hülyeség a hajnali 5 órakor kelés, amit sokan tanácsolnak, mert sokak számára ez csak kínszenvedés lenne.
Az értelmetlen határidők csak több kárt okoznak, mint hasznot
Természetesen vannak esetek, amikor kénytelen vagy határidőre megcsinálni valamit (például egy adóbevallásnál vagy határidős ügyfélmunka esetében). De én most nem is erről beszélek.
Az időkeret meghatározás, amikor betáblázod a napodat előre feladatokkal sokkal több kárt okoz, mint hasznot.
Folyamatos teljesítménykényszer alatt leszel egész nap, ami nagyon frusztráló és egyben mentálisan is fárasztó. Miközben elveszik minden könnyedség, spontaneitás és rugalmasság.
Mi a fontosabb: minőség vagy a határidő?
A másik probléma, hogy az időkeret miatt a valóban fontos feladatokra túl kevés idő fog jutni, ezáltal romlik a kivitelezés eredményessége és minősége.
Ennek oka, hogy ilyenkor nem azon van a fókusz, hogy minél jobban oldjuk meg a feladatot, hanem azon, hogy minél gyorsabban. Azaz minél hamarabb tudjuk kipipálni a feladatot és menni a következőre.
Ez azonban nem minden esetben célravezető.
Az igazán fontos feladatokra megéri több időt szánni, mert ezáltal az eredmények is a többszörösére fognak nőni.
Mondok egy személyes példát:
Pár éve volt egy ingyenesen letölthető segédletem, vállalkozásindítás témában. Ezt az anyagot kb. 1 nap alatt meg tudtam csinálni, mert megvolt hozzá minden infóm és volt már egy korábbi vázlatom is, amit csak a megfelelő formába kellett helyezni.
Ehelyett én 3 napon keresztül dolgoztam rajta és igényesen kidolgoztam grafikailag, készítettem hozzá egy klassz landing oldalt, keresőoptimalizáltam, illetve kértem az egészről több visszajelzést olyan emberektől, akik szakmailag képben voltak a témában.
Az eredménye ennek az lett, hogy 2 év alatt 14 ezer ember töltötte le úgy, hogy nulla forintot költöttem ennek reklámozására.
Mondanom sem kell, hogy később mennyi megrendelésem lett ebből…
Megtehettem volna azt is, hogy egy nap alatt kipipálom ezt a feladatot és megyek tovább, de biztos vagyok benne, hogy akkor közel sem lett volna ilyen eredményes.
De ugyanez a helyzet az oktatási anyagokkal is vagy a blog cikkekkel, amiket készítek, ahol nem a határidő a fontos, hanem a minőség és az átadott érték. Ráadásul ezt a fajta megközelítést és minőségi szintet a mesterséges intelligenciával (ChatGPT-vel) írt cikkek sem közelítik meg. Az én anyagaim nem összeollózott elméleti dolgok, hanem kipróbált, letesztelt és működő gyakorlati megoldások.
Ez is azt bizonyította, hogy érdemes a fontos feladatokra rászánni az időt.
3. Időgazdálkodás szemlélet: Rugalmas tervezés
Mindig hiányoltam a rugalmasságot az időgazdálkodás módszerekben és technikákban.
Mit csináljak, ha valami közbejön és megcsúszom a feladatokkal?
Túl nagy hangsúlyt fektetnek a tanácsadók arra, hogyan tervezd meg a hetedet, de nagyon kevés szó esik arról, hogyan lehet újra tervezni, ha bármi közbejön.
Pedig ez egy elég gyakori probléma. Mondhatnám ez sokkal életszerűbb, mint az, hogy minden úgy fog történni a következő 7 nap során, ahogyan azt vasárnap este megtervezted.
Amikor megcsúszik a nap bármi miatt, akkor az emberek hajlamosak önostorozásba kezdeni: “ezt sem tudtam megcsinálni” vagy “miért vagyok ilyen szerencsétlen, hogy nem tudom tartani magam a tervhez”.
Mindez elkerülhető lenne, ha tudjuk hogyan kell újra tervezni a napokat.
Nem tudod tovább görgetni a feladatokat
Olvastam egyszer, hogy a megmaradt feladatokat görgesd át a következő napra és másnap kezd azzal. Hát ennél ostobább tanácsot még nem nagyon hallottam. Egyrészt figyelmen kívül hagyja a másnapi tervet. Másrészt lehet, hogy pont a reggeli aktív időszakodra fog esni egy olyan feladat, amit akár késő este is meg tudnál csinálni fáradtan.
Akkor hogyan kellene ezt csinálni?
Nehéz erre egy általános tanácsot adni, mert ez mindig a feladat típusától függ. Ha határidős feladatról van szó, akkor be kell préselni valahova és meg kell csinálni ha törik, ha szakad.
De egy másik megközelítésben nálam az is bevált, hogy néha egyszerűen elengedek feladatokat. Főleg, ha úgy érzem nem megy könnyedén. Ez amiatt is van, hogy jellemzően kreatív munkát végzek (szövegírás, weboldal készítés, marketing grafikák készítése), amihez elég fontos, hogy ne „muszáj” hangulatban álljak neki.
Nehéz arról beszélni, hogy mi alapján engedek el feladatokat vagy akár teljes projekteket. Az utóbbi időben egyszerűen próbálok az ösztöneimre hallgatni és valahonnan mélyről jön az érzés vagy a gondolat.
Mondok egy példát:
Kitaláltam egy oktatási anyagot, amit hónapokon keresztül görgettem magam előtt. Úgy éreztem, hogy nagyon hasznos lenne és lenne is rá kereslet. De valami miatt egyszerűen nem állt össze.
Tényleg rászántam az időt és az energiát. Tehát nem arról volt szó, hogy feladom könnyedén és megyek tovább. Valami miatt egyszerűen nem ment, így elengedtem.
Eltelt kb. fél év amikor jött egy gondolat, hogy mégis foglalkoznom kell ezzel a témával. Újra elővettem ezt az ötletemet és láss csodát, 4 hét alatt összeállt az egyik legtöbb bevételt hozó oktatási anyagom.
A lényeg, hogy bátran térj el az eredeti tervtől és nem kell emiatt ostoroznod saját magad. Nyugodtan vizsgáld felül a fontossági sorrendet és ha kell, akkor jegeld a feladatot vagy akár engedd el teljesen.
Záró gondolatok az időgazdálkodás témájáról
Ebben a cikkben az időgazdálkodás témájáról volt szó, egy tudatos személetmód alapján. Mindezt a saját tapasztalataim alapján írtam, így mindenképpen javaslom, hogy próbáld meg a saját életedhez igazítani az itt olvasottakat. Legyél türelmes saját magaddal szemben, mert ehhez időre van szükség.
Itt a weboldalon további cikkeket is találsz időgazdálkodás és produktivitás témában, ami egy teljesen újfataj szemléletet és megközelítést adnak. Ha ezeket te is elsajátítod ezeket, akkor nagy valószínűséggel a te eredményeid is javulni fognak és sokkal örömtelibb és könnyedebb lesz a mindennapi életed és munkád.
Ha bármilyen kérdésed vagy észrevételed felmerül ezzel a témával kapcsolatban, akkor írj nekem!
Sok sikert a megvalósításhoz! 😉